Il y a quelques mois j’ai fait le constat que la prise de notes était un pivot très important pour structurer ses idées, préparer des réunions, envoyer différents mails (et les relances qui vont avec) ou même regrouper certaines actions (par exemple : en fonction de l’interlocuteur, du lieu, du temps ou de la concentration nécessaire). Cette idée me fait penser à mon passé de développeur où toute l’intelligence était contenue dans quelques fichiers qui vivaient tous les jours. J’étais alors décidé à trouver une solution à ma prise de notes avec plusieurs contraintes :

  • Utiliser les mêmes outils dans ma vie pro et perso
  • Reposer sur un format standard (en mode texte, structuré, supportant les tableaux)
  • Pouvoir exporter au format HTML et docx

Pour cela, j’ai commencé à utiliser le format Markdown avec un éditeur de texte que je connais bien en tant qu’ancien développeur : Emacs.

J’ai ensuite utilisé les différents niveaux de chapitres, les listes, les checkbox, les tableaux et l’outil pandoc pour exporter tout ça en HTML en docx et j’ai aussi remonté mon blog au format Markdown grace à Jekyll.

J’utilisais le org-mode dans Emacs pour éditer au format Markdown et notamment mettre en forme des tableaux.

Curieux du org-mode d’Emacs j’ai alors découvert que le format Org était assez similaire au format Markdown et permettait des calculs sur les tableaux et de planifier et archiver des taches ce qui est très pratique pour garder un historique au travail également.

Les calculs sur les tableaux

On peut créer un tableau simplement en écrivant quelque chose qui ressemble à ça puis en appuyant sur Tab :

| Test | Colonne | Total
|--

On peut ensuite ajouter une formule de calcul sous le tableau comme ceci :

| Test | Colonne | Total |
|------+---------+-------|
|      |         |       |
#+TBLFM: $3=vsum($1..$2)

On peut alors mettre à jour les sommes en ligne via C-c *

| Test | Colonne | Total |
|------+---------+-------|
|    2 |       3 | 5     |
#+TBLFM: $3=vsum($1..$2)

On peut aussi faire la somme d’une colonne en se positionnant en bas de la colonne via C-c + (puis C-y pour coller le résultat dans certaines configurations Emacs) :

| Test | Colonne | Total |
|------+---------+-------|
|    2 |       3 |     5 |
|    2 |         |       |
|    4 |         |       |
#+TBLFM: $3=vsum($1..$2)

La gestion des taches

Une action sous Org-mode se caractérise par :

  • Un ou plusieurs signes “*” au début de la ligne
  • Optionnel : Le mot clé TODO ou DONE (on peut aussi selectionner d’autres mots clés en ajoutant une ligne #+TODO: TODO WAITING DONE dans le document Org)
  • Optionnel : une date de planification

Exemple 1 : une action planifiée pour une date donnée avec une progression entre crochets qui se met à jour automatiquement (note: on mettre un signe “/” ou “%” entre crochet au départ et la mise à jour automatique se fera en nombre ou en %)

* TODO Ecrire un article [/]
  SCHEDULED: <2023-03-15 mer.>

- [ ] Ecrire le chapitre 1
- [ ] Ecrire le chapitre 2

Exemple 2 : un RDV

* TODO RDV
  SCHEDULED: <2023-03-15 mer. 15:00-16:00>

Exemple 3 : une écheance avec une priorité ([#A]) et un tag (:perso) qui nous serviront dans la vue agenda dans la chapitre suivant

* TODO [#A] RDV                                                       :perso:
  DEADLINE: <2023-03-15 mer.>

Raccourcis

Quelques raccourcis clavier possible quand on est positionné sur un chapitre (M correspond à Maj et C à Ctrl):

Sur un chapitre  
Modification des priorités M-up et M-down
Planification (schedule ou deadline) C-c C-s ou C-c C-d
Ajouter un tag à une tache C-c C-c
Changer l’état d’une tache (exemple : de TODO à DONE) M-left ou S-right (t dans la vue Agenda)
Nouvelle tache C-M-RET
Archiver (il ira alors dans un fichier .org_archive) C-c C-x C-a
Déplier ou replier Tab ou M-Tab

A propos du raccourci permettant de déplier ou replier, on peut ajouter la ligne suivante dans le fichier Org pour que les chapitres soient tous repliés à l’ouverture :

#+STARTUP: overview
Sur une ligne de type checkbox  
Cocher ou décocher C-c C-c

La vue sous forme d’agenda

Ouvrez avec Emacs un fichier Org contenant les exemples précédents puis ajoutez ce fichier dans l’agenda via le raccourci : C-c [

Cela ajoutera la configuration suivante dans votre fichier .emacs :

 '(org-agenda-files '("c:/Users/demo/notes/Demo.org"))

Tapez maintenant M-x org-agenda et vous verrez alors un buffer ressemblant à ça :

Week-agenda (W11):
Monday     13 March 2023 W11
              18:00...... ----------------
              20:00...... ----------------
              22:21...... now - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
              23:00...... ----------------
  Blog:       Deadline:   TODO [#A] RDV                             :perso:
  Blog:       Scheduled:  TODO Ecrire un article [/]

De façon à identifier plus facilement les actions non planifiées via la commande M-x org-agenda t, j’ai ajouté cette ligne dans mon .emacs pour exclure de la liste les actions avec une date :

 '(org-agenda-todo-ignore-with-date t)

Pour mettre ses idées sur le papier

L’utilisation d’un éditeur de texte permet de se concentrer davantage sur le fond de structurer ses idées par itérations comme si on sculptait. La mise en forme ne vient alors qu’au moment de la transformation soit en action (mail, réunion, etc) soit en document par exemple avec le .bat suivant qui transforme en docx tous les fichiers org du répertoire. (le repertoire “src” contient les images etc et la commande start lance Word) :

for %%X in (*.org) do (
  cd src
  pandoc.exe -o ../%%~nX.docx -f org -t docx -M "toc-title: Table des matières" --file-scope --reference-doc template.docx ../%%X
  start /w ../%%~nX.docx
  cd ..
)

Le fichier template.docx ci-dessus (dans le répertoire src) est un document ayant été généré une première fois par Pandoc puis personnalisé pour correspondre par exemple au template de l’entreprise.

Personnellement quand je rédige mes documents j’écris les noms des chapitres et sous chapitres et j’écris les idées principales en commentaires dans les différentes sections comme ceci :

* Test
** Sous chapitre
# - Idée n°1
# - Idée n°2

Ici le texte décrivant les idées 1 et 2

Cette façon de faire permet de toujours avoir un résultat propre exportable à n’importe quel moment de la construction d’un document On peut même utiliser le mot clé COMMENT sur certains chapitres. On peut aussi utiliser la ligne #+OPTIONS: todo:nil au debut du document pour ne pas exporter les actions liés au document :

* TODO Finir la rédaction des chapitres de cet article [1/2]
  DEADLINE: <2023-03-15 mer.>

** DONE Chapitre 1
** TODO Chapitre 2

* COMMENT Chapitre pour plus tard
Ici un chapitre qui ne sera pas exporté par pandoc.

On peut aussi relier des chapitres via des liens comme ceci :

[[file:c:/Users/xxxxxx/Book.org::*La conclusion][# La conclusion]]

Il faut ajouter la configuration suivante à son .emacs pour que les liens ne soient pas “rendus” et soient ainsi éditables :

(setq org-descriptive-links nil)

Pour aller plus loin

J’utilise l’application mobile Gitjournal qui permet de synchroniser mes notes avec un repository Git et de les avoir toujours sur moi.

Une bonne pratique que j’ai mis en place consiste à créer un fichier Inbox.org dans lequel je mets en vrac une idée dès qu’elle me vient (y compris via Gitjournal). Je fais ensuite régulièrement du classement de cette inbox vers mes différents fichiers Org et chapitres avec une date quand il s’agit d’une action.

J’utilise également agenda-html qui permet d’exporter sous forme HTML mon agenda personnel via la commande suivante dans une crontab :

*/5 * * * * screen -d -m emacs -Q -nw -l /home/xxxxx/agenda-html/agenda-html.el --eval '(kill-emacs)'

Il peut parfois être utile de mettre ces lignes (à moins de 3000 caractères de la fin) dans le fichier Org pour que Emacs le recharge automatiquement quand il a été mis à jour par exemple par un git pull en dehors d’Emacs :

# Local Variables:
# eval: (auto-revert-mode)
# End:

Dans les fichiers org_archive, on ne peut pas placer du texte à la fin du fichier car des entrées sont regulièrements ajoutées à la suite. On peut donc mettre cette entête :

#    -*- mode: org; eval: (auto-revert-mode) -*-

Voici enfin quelques liens qui m’ont été utiles :